Tietosuojaseloste

TrainingFocus-verkkopalvelun, Cope Oy:n ja Valmennustiimi SportFocuksen yleiset tietosuojakäytännöt

Viimeksi päivitetty 17.5.2021

REKISTERIN NIMI

Cope Oy:n asiakasrekisteri

REKISTERINPITÄJÄ

Cope – Core Performance and Health Oy (lyh. Cope Oy)
Y-tunnus: 2356865-1
Pakilantie 83 A 12
00660 Helsinki
focus@sportfocus.fi

Paula Thesleff
Repovuorentie 17 A
00670 Helsinki
p. 050-341 0515
paula.thesleff@sportfocus.fi

YKSITYISYYDEN SUOJASI ON MEILLE TÄRKEÄ

Kun käytät Cope Oy:n ja TrainingFocuksen palveluja, luotat luovuttamasi tiedot käsiimme. Tämän tietosuojakäytännön tarkoituksena on auttaa sinua ymmärtämään mitä tietoja keräämme sinusta ja miksi, sekä miten niitä käytetään palveluissamme mahdollistamaan parhaan käyttökokemuksen tuottamisen.

On tärkeää, että ymmärrät, kuinka käytämme tietojasi ja tämän takia toivomme sinun lukevan käytännön huolellisesti.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Cope Oy:n tai sen tiloissa toimivan palveluntarjoajan ja asiakkaan asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, onnistunut toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta.
Asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut kokonaisasiakkuuden ja Cope Oy:n liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset.
Viestinnän, markkinoinnin ja palveluiden kohdentaminen sekä kampanja-, kontakti- ja asiointihistorian hallinta.
Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilö itse ja alaikäisen lapsen huoltaja.

TrainingFocus-verkkopalvelua käyttävän asiakkaan tiedot kerätään henkilöltä itseltään rekisteröitymisen yhteydessä. Kun käyttäjä rekisteröityy palveluun, häneltä kysytään rekisteröitymiseen liittyviä tietoja.

REKISTERIIN TALLENNETTAVAT TIEDOT

Cope Oy tallentaa ja säilyttää kahdenlaista tietoa: verkkopalveluiden käytöstä havaittavaa sekä käyttäjien itsensä antamaa.

  1. Käyttäjän itsensä antamat tiedot
    • Tunnistautumistiedot, kuten nimi sekä mahdollisesti asiakkaan nimeämä yhteyshenkilö ja alaikäisen huoltaja
    • Yhteystiedot, kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite
    • Maksutiedot, kuten laskutustiedot sekä maksuvälinetiedot
    • Sijaintitiedot palvelun lokalisointia varten (valuutat, toimitustavat)
    • Tuotearvostelut
    • Markkinointiviestiluvat
    • Asiakkaan erillisellä suostumuksella annetut personoivat tiedot, kuten asiakaskyselyvastaukset
    • Tuotekohtaiset täydennysilmoitustilaukset
  2. Palveluiden käytöstä havaitut tiedot
    • Toimitustiedot, kuten toimitusosoite ja valittu maksutapa
    • Ajanvarausta koskevat tiedot
    • Ostoshistoria, kuten tilatut tuotteet, palautukset ja maksut
    • Verkkokaupan selaus- ja käyttötiedot
    • Verkkokauppasessiotapahtumat, kuten ostoskorilisäykset

Kunnioitamme yksityisyyden suojaa ja noudatamme meihin sovellettavia lakeja emmekä käsittele asiakkaidemme henkilötietoja ilman tietosuojalainsäädännön mukaista oikeusperustetta. Käsittelemme vain niitä henkilötietoja, joita tarvitsemme asiakkaan käyttöönottamien palveluiden tuottamiseksi, toimittamiseksi ja toimintamme kehittämiseksi. Emme tee sinua koskevia asiakasprofilointeja tai automaattisia päätöksiä.

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET / HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUS KOLMANNELLE OSAPUOLELLE

Tietojen luovutus tapahtuu henkilölle itselleen, ellei siihen ole lainsäädännöllistä estettä.
Emme myy, vaihda tai muutoin siirrä henkilötietoja ulkopuolisille osapuolille. Tämä ei sisällä luotettuja kolmansia osapuolia, jotka auttavat meitä sivustomme ylläpidossa tai liiketoimintamme suorittamisessa, mutta myös näiden osapuolten on pidettävä tiedot luottamuksellisina.

Katsomme, että tietojen jakaminen voi olla tarpeen, kun tavoitteena on tutkia, estää tai muutoin käsitellä laitonta toimintaa, petosepäilyjä, tilanteita, jotka mahdollisesti uhkaavat jonkin henkilön fyysistä turvallisuutta, käyttöehtojemme rikkomista sekä muissa lain vaatimissa tilanteissa. Lainsäädännön erityismääräyksiin perustuen tietojen luovutus tapahtuu tällöin viranomaisille, tutkimuslaitoksille ja vakuutuslaitoksille.

HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Cope Oy voi käyttää omien palveluiden tuottamisessa ja tarjoamisessa alihankkijoita. Henkilötietoja voidaan siirtää tarpeellisessa määrin EU:n ulkopuolella toimiville alihankkijoille. Tällöin käytämme ainoastaan palveluntarjoajia, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan EU:n tietosuojavaatimuksia. Käytämme Google GSuite -palvelua sekä Google GMail-palvelua, joiden tiedot saattavat sijaita myös EU:n ulkopuolisilla palvelimilla. Tietojen siirtoperusteena on Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet: https://workspace.google.com/terms/mcc_terms.html sekä https://workspace.google.com/terms/dpa_terms.html.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET/HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Paperiset arkistot säilytetään lukollisissa arkistokaapeissa valvotuissa tiloissa. Asiakastiedot tallennetaan Cope Oy:n keskitettyyn asiakasrekisteriin asiakkaan kirjallisen suostumuksen perusteella.

Henkilörekisteri on suojattu nykyaikaisilla suojausmekanismeilla, sisältäen palomuurit, salauskäytännöt sekä muut turvallisuustason takaavat tekniset mekanismit.

Rekisterin käyttöä on rajattu rekisterinpitäjän organisaatiossa siten, että pääsy rekisteriin on ainoastaan niillä työntekijöillä, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään.

ATK:lle tallennettuja tietoja voi päästä katsomaan / käsittelemään vain asiakastietojärjestelmään kirjautumalla. Käyttäjätunnukset ovat henkilökohtaisia. Rekisterinpitäjän johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet siinä laajuudessa kuin työtehtävät niitä edellyttävät.

TrainingFocus-verkkopalvelussa henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina ja niitä säilytetään niin kauan kuin käyttäjä on rekisteröityneenä palveluumme, palvelun toiminnan mahdollistamiseksi. Kun käyttäjä pyytää meitä poistamaan käyttäjätilinsä, poistamme kaiken henkilötietoa sisältävän tiedon palvelustamme. Käyttäjän palvelussamme tekemät maksut sekä merkinnät säilytetään anonyymeinä palvelun kehittämistä varten.

ASIAKKAAN OIKEUS HENKILÖTIETOIHINSA / TARKASTUSOIKEUS

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa omat asiakastietonsa. Tarkastuspyyntö toimitetaan rekisterinpitäjälle: Cope Oy, Pakilantie 83 A 12, 00660 Helsinki. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksissa, jolloin katsotaan annettavan tiedon saattavan aiheuttaa vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle tai jonkun muun oikeuksille. Tiedot luovutetaan asiakkaalle kirjallisena. Ennen luovutusta asiakkaan henkilöllisyys tarkastetaan. Tietojen tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.

TrainingFocus-verkkopalvelun käyttäjä näkee palvelun kautta kaikki hänestä henkilörekisteriimme tallennetut henkilötiedot ja voi tehdä itse näihin tarpeelliset korjaukset. Kaikki käyttäjää koskevat tiedot on hankittu palvelun kautta ja hänellä on pääsy kaikkeen tähän tietoon. Verkkopalvelun käyttäjällä on oikeus pyytää tietoja myös meiltä. Tämä tapahtuu osoittamalla allekirjoitettu pyyntö rekisterinpitäjälle osoitteeseen: Cope Oy, Pakilantie 83 A 12, 00660 Helsinki. Tietojen tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.

Koska käyttäjä voi muuttaa ja korjata henkilörekisterissämme olevia tietojaan itse, se on suositeltu tapa tietojen korjaamiseen. Käyttäjällä on kuitenkin oikeus pyytää myös meitä tekemään tarvittava korjaus. Tämä tapahtuu osoittamalla allekirjoitettu pyyntö rekisterinpitäjälle osoitteeseen: Cope Oy, Pakilantie 83 A 12, 00660 Helsinki.

Jos käyttäjä haluaa poistaa kaiken tietonsa rekisteristämme, tulee hänen valtuuttaa meidät poistamaan käyttäjätilinsä palvelusta.

Käyttäjillä on oikeus kieltää Cope Oy:tä käsittelemästä itseään koskevaa sähköpostiosoitetta markkinoinnissa. Tämä tapahtuu ilmoittamalla meille haluavansa poistua postituslistaltamme.

OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Asiakkaalla on oikeus vaatia asiakasrekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaaminen ilman viivytystä. Vaatimus tulee esittää kirjallisesti ja toimittaa rekisterinpitäjälle.

Jos käyttäjä katsoo, että hänen lakisääteisiä oikeuksiaan on rikottu, voi hän tehdä asiasta valituksen tietosuojaviranomaiselle Euroopan Unionin alueella. Suomessa valvovana viranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löydät täältä.

EVÄSTEIDEN KÄYTTÖ

Käyttäjän tietokoneelle saatetaan ajoittain siirtää evästeitä. Evästeillä kerätään tietoja siitä, miten ja milloin palvelua käytetään. Tietojen avulla palvelua kehitetään edelleen käyttäjiä paremmin palvelevaksi. Lisäksi tietoja hyödynnetään palvelun kävijämäärien seurannassa. Evästeillä kerättävillä tiedoilla ei tunnisteta yksittäistä käyttäjää.

MUUTOKSET TIETOTURVAKÄYTÄNTÖÖN

Cope Oy voi tehdä muutoksia tähän tietoturvakäytäntöön ja siihen liittyviin tietoihin. Suosittelemme, että käyttäjät käyvät katsomassa tietoturvakäytäntöä säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista. Tietoturvakäytännön yläosassa on aina tieto, milloin se on viimeksi päivitetty.

SUOSTUMUS

Käyttämällä sportfocus.fi -palvelua, käyttäjä hyväksyy tämän tietosuojakäytännön.